In veel bedrijfsprocessen zit verspilling verborgen. De kans is groot dat dit ook bij jouw bedrijf het geval is.
Hoe je met een andere bril naar processen kijkt en eenvoudig in-efficiency herkent lees je in dit blog.
Kijken door een andere bril
Klant: “Goedemorgen, tjonge wat moest ik lang in de wacht staan! Maar goed, ik wil een schade melden.”
Medewerker: “Wat vervelend dat u schade heeft, goed dat u ons belt. Mag ik eerst enkele gegevens van u noteren ter verificatie zodat ik uw dossier in ons systeem kan opzoeken? Ik stuur u dan zo snel mogelijk een schadeformulier. Als u vervolgens zo vriendelijk wilt zijn dit in te vullen en getekend aan ons te retourneren, dan nemen mijn collega’s dit zo spoedig mogelijk in behandeling. En als mijn collega’s vragen hebben, dan nemen zij weer contact met u op.”
Zomaar een voorbeeld van een klantproces uit de praktijk. Maar als je eenmaal kennis hebt gemaakt met Lean, dan bekijk je zo’n proces met een hele andere bril.
DOWNTIME
Een bekend onderdeel van Lean is namelijk het vinden en wegnemen van verspilling in een proces. Er worden 8 vormen van in-efficiency onderkend:
1. Defecten
We spreken over een defect als een handeling uit een proces, of een heel proces, niet in één keer goed gaat en opnieuw gedaan moet worden. Denk hierbij aan beschadiging van het product bij transport, onleesbare telefoonnotities of klantgegevens die verkeerd worden ingevoerd in het systeem.
2. Overproductie
Dit is meer produceren dan de klant vraagt. Hierdoor moet er opslagruimte gehuurd worden, moeten producten vervoerd worden naar deze opslag en is er extra kans op beschadiging. Maar overproductie is ook een rapport maken dat door niemand wordt gelezen.
3. Wachten
Mens of machine moet wachten op de voorgaande processtap of op ontbrekende informatie. Denk hier bijvoorbeeld aan het wachten op een reactie van de klant of wachten op een andere afdeling of wachten op de handtekening van een leidinggevende.
4. Niet gebruikt talent
Deze vorm van verspilling ontstaat als een bedrijf niet het (volledig) potentieel van de medewerkers benut. Niet alle aanwezige kennis, creativiteit of andere skills worden benut. Dit kan ontstaan door geen goede doorstroming van talenten, geen verantwoordelijkheden delegeren maar ook strikt vasthouden aan functies en afdelingen.
5. Transport
Onnodig verplaatsen van producten, patiënten, materialen of dossiers. Een voorbeeld hiervan is het onnodig verplaatsen van dossiers van afdeling naar afdeling of het verplaatsen van materialen door gebrek aan opslagruimte.
6. Inventaris
Voorraad aan werk dat nog niet af is. Dat kunnen halffabricaten zijn, maar ook ongelezen mails of zelfs wachtende mensen bij een balie. De oorzaak zit vaak in het ontbreken van een goede ‘flow’ in het proces.
7. Motie
Onnodige bewegingen van medewerkers. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een onlogische indeling van de werkplek, aan het lopen naar een printer, maar ook het zoeken naar een bestand op de computer.
8. Extra (onnodige) handelingen
Deze laatste vorm van verspilling is als je meer levert dan dat de klant vraagt of als je dingen dubbel doet.
Ezelsbruggetje: als je de eerste letters van deze acht vormen van verspilling achter elkaar zet, krijg je het acroniem DOWNTIME.
Alle verspillingen die je herkent, zijn potentiële verbeterkansen.
Tip
Ga eens samen met een aantal collega’s de werkzaamheden op jouw afdeling observeren. Neem hier even goed de tijd voor en noteer zoveel mogelijk grote en kleine vormen van de bovenstaande verspillingen. Vergelijk aan het einde van de dag elkaars waarnemingen. Bespreek vervolgens de mogelijke oorzaken en verbeteringen.
Als je eenmaal de verschillende vormen van verspilling herkent, zie je ze echt overal en in bijna ieder proces. Tijd die je weer kan besteden aan waarde toevoegende handelingen voor de klant.
By the way, hoeveel vormen van verspilling herken je nu in het bovenstaande voorbeeld? Succes met het vinden van de verspilling in jouw processen.
Mocht je hier meer over willen weten of ben je benieuwd wat een samenwerking met Simelius jou kan opleveren? Klik hier.